TẠI SAO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẢI XÂY DỰNG QUY CHẾ?

Ngày đăng: 28/08/2023

231 Lượt xem

0 Đánh giá

Trong bất kỳ một tổ chức nào không chỉ cần tuân thủ các quy định của pháp luật mà cần phải chấp hành những nguyên tắc của tổ chức đó, ví dụ như các điều lệ, quy trình, quy chế của doanh nghiệp. Điều lệ, quy trình, quy chế được hiểu là văn bản quy định các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý nội bộ của doanh nghiệp như các chính sách quản trị tài chính, chế độ nhân sự hay phân cấp quyền hạn của các bộ phận trong công ty, hoặc đó là những quy định về cách thức, quy trình làm việc về những khía cạnh như quản lý tài sản, mua sắm vật tư, nguyên liệu, kinh doanh bán hàng….. Doanh nghiệp khi thành lập đều bắt buộc phải xây dựng điều lệ tổ chức và hoạt động, những doanh nghiệp liên quan trong lĩnh vực chứng khoán bắt buộc phải có quy chế quản lý nội bộ. Pháp luật Việt Nam tuy không bắt buộc các doanh nghiệp phải ban hành quy chế trong công ty, nhưng trên thực tế tính pháp lý của các quy chế này vẫn được pháp luật thừa nhận.

1. Vai trò của quy chế trong doanh nghiệp

- Quy chế, quy trình, quy định trong doanh nghiệp đều là những văn bản quản trị nội bộ, những quy định này được xem "luật riêng" của doanh nghiệp mà những người trong tổ chức phải tuân thủ. Một trong những điều kiện mà tổ chức có tư cách pháp nhân là phải có cơ cấu tổ chức (Điều 74 BLDS), khi đã có cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp muốn vận hành được từng bộ phận trong cơ cấu này phải có những quy định riêng. Thường thì trong nhiều doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ không ban hành những quy định này thành văn bản cụ thể mà chỉ phổ biến bằng lời nói đến khi có tranh chấp thì không tránh khỏi trường hợp không có căn cứ cơ sở rõ ràng để giải quyết khi có vấn đề xảy ra, vì vậy việc ban hành quy chế thành văn đóng vai trò rất quan trọng.

- Đối với loại hình công ty cổ phần, do có số lượng thành viên tham gia góp vốn và kinh doanh tương đối lớn và phức tạp (từ 03 cổ đông trở lên) nên thường khó khăn cho doanh nghiệp trong hoạt động quản lý công ty. Vì vậy, ban hành quy chế có thể là xem một giải pháp hữu ích trong việc điều hành bộ máy doanh nghiệp bên cạnh Điều lệ công ty. Đặc thù của loại hình công ty cổ phần do vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau, Quy chế còn đóng vai trò giúp các cổ đông góp vốn hay cổ đông sáng lập để điều hành công ty với cơ cấu tổ chức chặt chẽ, chuyên nghiệp.

- Doanh nghiệp có thể linh hoạt xây dựng các quy chế riêng phù hợp với văn hóa, tổ chức, vận hành của công ty nhưng không được trái với Điều lệ, pháp luật. Pháp luật không quy định về nội dung và hình thức bắt buộc đối với quy chế.

2. Nội dung của quy chế

- Về nguyên tắc, quy chế được xây dựng căn cứ theo Điều lệ công ty, Luật Doanh nghiệp và một số các văn bản pháp luật có liên quan đến ngành, nghề hoạt động của công ty. Các công ty có thể lựa chọn hình thức xây dựng một quy chế chung với tất cả các quy định liên quan đến quản trị nội bộ hoặc tách ra thành các quy chế nhỏ và cụ thể đối với từng phòng ban. Nội dung cần thiết thường được quy định trong các quy chế bao gồm:

- Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty;

- Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục triệu tập họp và biểu quyết; tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên Hội đồng quản trị; trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý; quy trình phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty; …

- Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác; quy chế về lương và trợ cấp; quy chế khen thưởng và kỷ luật; quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán; …

- Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ công ty.

3. Vậy tại sao doanh nghiệp phải ban hành quy chế?

- Câu trả lời đầu tiên cho câu hỏi này đó những vai trò mà quy chế mang lại mà Vina Lawyer đã chia sẻ ở phần 1

- Việc ban hành quy chế trong công ty ngoài vai trò bổ trợ cho việc quản trị của Hội đồng quản trị, Hội đồng Thành viên, Tổng Giám đốc (Giám đốc), quản lý cấp trung được tốt hơn thì quy chế cũng là cơ sở để áp các chế tài xử lý khi có hành vi vi phạm phù hợp với phương pháp quản trị "cây gậy và củ cà rốt" mà nhà quản trị nào cũng áp dụng.

- Ngoài ra việc ban hành quy chế tạo nên hình ảnh của doanh nghiệp là một tổ chức có nề nếp, có quy chuẩn.

4. Dịch vụ Luật sư pháp chế tuân thủ

Với 10 năm kinh nghiệm tư vấn trong doanh nghiệp lên sàn và tập đoàn, AV Counsel cung cấp dịch vụ:

- Soạn thảo quy chế, quy định, quy trình riêng cho từng doanh nghiệp;

- Hướng dẫn áp dụng và kiểm tra việc áp dụng quy trình, quy chế, quy định đã ban hành;

- Rà soát các văn bản quản trị nội bộ đã ban hành;

- Tư vấn, điều chỉnh sửa đổi (nếu có) đối với các văn bản quản trị nội bộ chưa phù hợp;

- Soạn thảo bộ văn bản/ tài liệu mẫu cho doanh nghiệp.

________________________________

Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi:

CÔNG TY LUẬT TNHH AV COUNSEL

Fanpage: https://www.facebook.com/congtyluatavcounsel